Краткий обзор Microsoft Office 2003

Автосервис "Мир Автомобил" в Зябликово ремонт радиаторов Киа недорого


Создание таблицы в режиме конструктора


В окне базы данных в режиме конструктора таблиц вместо панели инструментов базы данных отображена панель инструментов конструктора таблиц.
Для перемещения между полями используйте клавиши управления курсором: стрелка-вправо, стрелка-влево и т.д. или клавиши Tab, Shift+Tab.

Свойства полей таблицы


Свойства поля определяют параметры поля: размер, тип данных и т.д. Свойства полей таблицы задаются в режиме конструктора таблиц. В верхней части окна (рис. 23.15) приводится список полей, в котором обязательно указывается Имя поля (Field Name) и Тип данных (Data Type) . Информация, введенная в поле Описание (Description) , будет отображаться в строке состояния таблицы при выборе поля. Описание не должно превышать 255 символов. Это свойство можно не задавать.



Рис. 23.15 Выбор типа данных для поля

Тип данных (Data Type) определяет, какую информацию можно ввести в поле. В раскрывающемся списке ячейки предусмотрены следующие типы данных:

  •  Текстовый (Text) — используется для полей, содержащих комбинации символов и цифр (не более 255 символов). По умолчанию полям присваивается этот тип данных, так как он получил наиболее широкое распространение. ,
  •  Поле Memo (Memo) — предназначено для ввода букв, цифр и знаков препинания (длинные тексты и комментарии — не более 65535 символов). Поле этого типа не может быть ключевым.
  •  Числовой (Number) — содержит только цифровую информацию (за исключением денежных величин), которую в дальнейшем можно использовать для вычислений.
  •  Денежный (Currency) — предназначен для ввода денежных величин. Стандартный шаблон для полей этого типа предусматривает использование двух десятичных знаков, т.е. учет копеек. Максимальное число отображаемых десятичных знаков не превышает четырех. Он используется для предотвращения ошибок при округлении.
  •  Дата/время (Date/Time) — содержит информацию о дате и времени. Дата и время хранятся в виде числа, целая часть которого представляет дату, дробная — время. Дата и время могут выводиться в различных форматах.
  •  Счетчик (AutoNumber) — имеет формат длинного целого (Long Integer) . При добавлении новой записи значение этому полю присваиваются автоматически. Это поле можно использовать в качестве ключевого.
  •  Логический (Yes/No) — применяется для полей содержащих значения Да (Yes) или Нет (No). Например, в таком поле можно указать имеет ли данный сотрудник детей или нет. В логические поля можно записать число О, которое интерпретируется как Ложь (False) или 1 — подразумевается Истина (True) . Логическое поле не может быть ключевым, но по нему можно индексировать таблицу.
  •  Поле объекта OLE (OLE Object) — содержит объекты из других программ (растровые и векторные рисунки, аудио и видео файлы, электронные таблицы и т.д.). Это поле не может быть ключевым или индексным.
  •  Гиперссылка (Hyperlink) — предназначено для хранения адреса веб-страницы, расположенной в Интернете, интранете, локальной сети или на автономном компьютере. После щелчка мышью на этом поле автоматически запускается обозреватель. Гипрессылки позволяют выполнять переходы между объектами Microsoft Access без помощи программирования. Для создания ссылки, открывающей объект Access, введите имя объекта в поле гиперссылки.
  •  Мастер подстановок (Lookup Wizard) — загружает мастера подстановок и выводит комбинированное окно, позволяющее выбрать из списка требуемое значение, например, можно выбрать поле из другой базы данных.


Панель свойств содержит ряд дополнительных свойств поля, Приведем некоторые из них:

  •  Размер поля (Field Size) — для текстового поля определяет максимальное число символов, которое может быть введено в (не более 255). Для числовых полей выбирается длинное целое (Long Integer), целое (Integer ) и т.п. Чем шире поле, тем труднее пользоваться таблицей, так как она может не помещаться на экране. Однако поле, имеющее слишком маленький размер, может не вместить требуемую информацию. У некоторых типов полей: Дата/время (Date/Time) , Денежный (Currency), Мемо (MEMO), Поле объекта OLE (OLE Object) этого свойство отсутствует.
  •  Формат поля (Format) — позволяет изменить отображение данных на экране или при печати, например, длинный формат даты (Long Date) отображает: Вторник, 18 декабря 2001 г., короткий (Short Date) — 18.12.2001. Формат выбирается из раскрывающегося списка. По умолчанию он определяется региональными настройками, сделанными в окне Панель управления операционной системы. У полей типа Поле объекта OLE (OLE Object) это свойство отсутствует.
  •  Новые значения (New Value) — определяет способ вычисления нового значения для добавляемой в таблицу записи. Это свойство есть только у полей Счетчик (AutoNumber) . Из раскрывающегося списка выбирается значение или Случайные (Random). При выборе значения Последовательные (Increment) новое значение поля увеличивается на 1.
  •  Маска ввода (Input Mask) — определяет, как будут вводиться и редактироваться данные. С ее помощью можно задать, какой тип символов (буква или цифра) будет вводиться в поле. Маску ввода можно создать с помощью мастера, запускаемого нажатием кнопки с тремя точками «», которая отображается в конце строки после установки в ней указателя мыши. Мастер предлагает список масок, используемых при вводе времени, номера телефона, индексов и т.п.
  •  Число десятинных знаков (Decimal'Places) — используется для числовых полей. Можно выбрать из раскрывающегося списка значение Авто или определенное значение. Число десятичных знаков можно ввести вручную.
  •  Подпись (Caption) — позволяет в режиме таблицы выводить в качестве заголовка надпись, приведенную в данной строке. Подпись может содержать любые символы
  •  Значение по умолчанию (Default Value) — предусматривает автоматический ввод определенного значения, например, если почти все представленные в таблице компьютеры имеют процессор Pentium, то в столбце Процессор можно предусмотреть ввод по умолчанию этого названия.
  •  Условие на значение (Validation Rule) — предусматривает ввод условия, которое будет проверяться каждый раз после изменения значения поля.
  •  Сообщение об ошибке (Validation Text ) — появляется в строке состояния при вводе в таблицу значения не соответствующего условию проверки.
  •  Обязательное поле (Required) — после ввода значения Да (Yes) для этого свойства, все записи таблицы в указанном поле должны быть заполненными. Если указанное поле не будет заполнено, Access отобразит на экране соответствующее предупреждение.
  •  Пустые строки (Allow Zero Length) — поле должно содержать хотя бы один символ, если для него установлено значение Да (Yes) . Это свойство предусмотрено только для тестовых, MEMO полей и гиперссылок.
  •  Индексированное поле (Indexed) — определяет индекс, создаваемый по одному полю, что ускоряет поиск значений в этом поле. Если в этом поле часто будет выполняться поиск значений, то в раскрывающемся списке значений свойства выбирается Да (Совпадения допускаются) (Yes (Duplicates OK)). Если две записи не могут иметь одинаковое значение для данного поля, то устанавливается значение Да (Совпадения не допускаются) (Yes (No Duplicates)) . Значение Нет (No) удаляет значение индекса, кроме единственного ключевого поля. Нельзя индексировать таблицы по следующим полям: Мемо (MEMO), Поле объекта OLE (OLE Object) и Гиперссылка (Hyperlink).


На вкладке Подстановка (Lookup) свойства поля может выбираться Тип элемента управления (Display Control) , который влияет на отображение данных при вводе. Например, если у вас тип данных: Текстовый (Text) , то вы можете отобразить его как Поле (Text Box), Список (List Box) или Поле со списком (Combo Box) (рис. 23.16).



Рис. 23.16 Вкладка Подстановка свойств поля

Свойства таблицы


Свойства таблицы позволяют более полно описать таблицу, но их можно не вводить. Чтобы задать свойства таблицы, отобразите ее в режиме конструктора и нажмите на панели инструментов кнопку Свойства (Properties) или нажмите клавиши Alt+Enter.
Краткое описание свойств таблицы (рис. 23.17) дано ниже:

  •  Описание (Description) — используется для пояснений, касающихся назначения таблицы;
  •  Условие на значение (Validation Rule) — позволяет задать условие для проверки правильности вводимых в таблицу данных. Условие относится к таблице в целом, а не к конкретному полю;
  •  Сообщение об ошибке (Validation Text) — служит для ввода сообщения, которое будет отображаться на экране при вводе данных, не соответствующих условию на значение;
  •  Фильтр (Filter) — содержит фильтры, налагаемые на таблицу после ее открытия. Фильтры могут ограничивать количество записей согласно критериям, заданным пользователем;
  •  Порядок сортировки (Order by) — задает порядок сортировки таблицы после ее открытия;
  •  Имя подтаблицы (Subdatasheets Name) — определяет, надо ли отображать в подтаблицах данные в связанных записях и как их отображать. По умолчанию установлено значение Авто (Auto), позволяющее автоматически добавлять вложенные таблицы для связанных записей. Значение Нет (None) отключает подтаблицы;



Рис. 23.17 Свойства таблицы

  •  Подчиненные поля (Link Child Fields) — определяет имя связанного поля подчиненной таблицы, если задано свойство Имя подтаблицы. Можно не указывать 'значение этого свойства, если установлено значение Авто для свойства Имя подтаблицы;
  •  Основные поля (Master Fields) — определяет для таблицы, стоящей по иерархии выше рассматриваемой, имя связующего поля, если задано значение Имя подтаблицы;
  •  Высота подтаблицы (Subdatasheet Height) — ограничивает максимальную высоту вложенной таблицы, если задано значение для свойства Имя подтаблицы;
  •  Развернутая подтаблица (Subdatasheet Expanded) — задает начальное отображение вложенной таблицы, если задано значение для свойства Имя подтаблицы. После установки значения Да (Yes) таблица будет открываться со всеми открытыми вложенными таблицами;
  •  Ориентация (Orientation) — может быть Слева направо (Left-to-Right) или Справа налево (Right-to-left) .