Краткий обзор Microsoft Office 2003



Использование предыдущих версий Access


В Office XP был использован новый формат для баз данных, несовместимый со старыми версиями. Поэтому база данных, созданная в Office XP или Office 2003, не будет работать с базами данных, которые созданы в предыдущих версиях. Предусмотрена возможность открытия баз данных, созданных в предыдущих версиях. Если все пользователи, работающие со старой версией, перешли на новую версию, то желательно произвести преобразование форматов, чтобы обеспечить использование новых возможностей.
Рекомендуется создать резервную копию базы данных, подлежащую преобразованию, скопировав файл базы данных (файл MDB) на резервный носитель. После создания резервной копию закройте базу данных, которая будет преобразовываться. Храните копию до тех пор, пока не будет осуществлен окончательный переход к новой базе данных. Перед тем как начать преобразование в другой формат сетевой базы данных Access, расположенной на сервере или в общей папке, убедитесь, что она закрыта всеми пользователями.
В диалоговом окне База данных для преобразования (Database To Convert From) выберите базу данных и нажмите кнопку Преобразовать (Convert). В диалоговом окне Преобразовать базу данных (Convert Database Into) введите с клавиатуры новое имя (без расширения .mdb) файла базы данных или укажите другую папку файла базы данных. При использовании другой папки можно оставить старое имя или задать новое.

Создание копий баз ценных предыяуших форматов в новом формате


Процесс создания копий баз данных (реплик), которые могут обмениваться обновляемыми данными или реплицированными формами, отчетами или другими объектами, называется репликацией базы данных. Каждая копия базы данных называется репликой, и каждая реплика содержит общий набор таблиц, запросов, отчетов, форм, макросов и модулей. Каждая реплика может также содержать локальные объекты, которые существуют только в этой реплике. В репликах можно обеспечить синхронизацию изменений, внесенных в данные одной из реплик, что облегчает совместное использование данных и распространение обновленных версий приложений.
Для преобразования набора реплик в новый формат создайте копию текущей основной реплики и поместите копию на другой компьютер или полностью изолируйте ее от остальных элементов набора реплик. Выполните следующую последовательность действий:

  •  откройте базу данных перед созданием реплики;
  •  в меню Сервис (Tools) выберите команду Репликация (Replication) и подкоманду Создать реплику (Create Replica);
  •  нажмите кнопку Да (Yes) в ответ на вопрос о закрытии базы данных;
  •  в окне запроса о создании резервной копии базы данных нажмите кнопку Да (Yes) . (Это диалоговое окно выводится только при преобразовании базы данных в основную реплику), резервная копия будет иметь то же имя и расширение .bak;
  •  в диалоговом окне Размещение новой реплики (Location of New Replica) выберите место для размещения новой реплики, нажмите кнопку Приоритет (Priority), введите приоритет реплики и нажмите ОК ;
  •  в диалоговом окне Размещение новой реплики (Location of New Replica ) установите флажок Запретить удаление (Prevent deletes) , чтобы пользователи не могли удалять записи из реплики.


При реплицировании базы данных все таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули по умолчанию реплицируются вместе с данными.

Синхронизация ценных в наборе реплик


Обмен обновляемыми данными реплик (копий баз данных) называют синхронизацией. Прямая синхронизация позволяет синхронизировать данные в репликах, непосредственно подключенных к локальной сети и доступных в общих сетевых папках. Отметим, что Access допускает синхронизацию без прямых подключений через сервер Интернета.