Дневник

Дневник (Journal) является аналогом журнала, который автоматически отслеживает и записывает все действия, совершаемые пользователем в приложениях Microsoft Office, а также полученные и отосланные сообщения по электронной почте, адреса электронной почты, контакты. Чтобы отобразить на экране отобразится ваш дневник, нажмите кнопку Дневник (Journal) в области переходов или выберите одноименную команду в меню Перейти (Go To).
Какие записи помещать в дневник: запрос задачи, сообщение электронной почты, открытие файлов Access, Excel, PowerPoint, Word и т.п. можно задать, выбрав в меню Сервис (Tools) команду Параметры (Options),, открыв вкладку Настройки (Preferences), и нажав кнопку Параметры дневника (Journal Options). В одноименном диалоговом окне установкой флажков укажите элементы записи (рис. 21.15).

Рис. 21.15 Задание параметров работы дневника

Положением переключателя задайте, какое действие будет совершаться после двойного щелчка значка в дневнике, например, при двойном щелчке значка файла Microsoft Word может быть открыта запись об этом файле в дневнике или сам файл Word. В дневнике могут автоматически создаваться записи, содержащие дату и время создания, открытия, закрытия и сохранения файлов в приложениях, выбранных в этом списке. Упорядоченные по времени записи облегчают анализ распорядка дня.
Если установить переключатель в положение Открыть запись в дневнике (Open journal entry), то для открытия этого файла надо будет щелкнуть правой кнопкой мыши запись в дневнике и выбрать команду одноименную команду.
При желании пользователь может сам сделать необходимую запись в дневнике. Для создания записи откройте Дневник (Journal) и выберите команду Создать запись в дневнике (New Journal Entry) в меню Действия (Actions) или выберите эту команду в контекстном меню после щелчка правой кнопкой дневника.
В диалоговом окне Запись в дневнике (Journal Entry) заполните поле Тема (Subject) и другие поля (рис. 21.20). Заполнение аналогичной формы рассмотрено в папке Календарь.

Представление Дневника

По умолчанию записи в дневнике отображаются на недельной временной шкале. При желании шкалу можно изменить. Для изменения вида отображения мероприятий, запланированных в дневнике, в меню Вид (View) выберите команды Упорядочить по, Текущее представление (Current View), По типу. Можно расположить записи в дневнике по типу, по контактам, по категориям и т.д. (см. таблицу 21.1).

Таблица 21.1. Представление Дневника в окне Outlook

Представление	Показывает
По типу (By Type)	Записи дневника группируются на временной шкале по типам элементов.
По контактам (By Contacts)	Записи дневника группируются на временной шкале по именам контактов.
По категориям (By Category)	Записи дневника группируются на временной шкале по категориям.
Список элементов (Entry List)	Список всех записей дневника в виде таблицы.
За последние семь дней (Last Seven Days)	Список в виде таблицы записей дневника, внесенных в течение последних семи дней.
Телефонные звонки (Phone Calls)	Список записей дневника, касающихся телефонных звонков.

Дневниковые записи можно организовать на временной шкале в виде логических групп: почтовые сообщения, собрания, звонки по телефону. Это позволяет быстро получать нужные сведения; например, сведения о собраниях, которые вы посетили за последнюю неделю или последний месяц. Данные, представленные в дневнике, сортируются по убыванию (возрастанию) в пределах одной колонки, например, по дате, о чем свидетельствует треугольник с правой стороны от заголовка колонки Начало (Start).

Рис. 21.16 Диалоговое окно Запись в дневнике

Для поиска записей в дневнике можно использовать в меню Сервис (Tools) команды Найти, Найти или Расширенный поиск.

Содержание раздела