Краткий обзор Microsoft Office 2003



Адресная книга


Адресная книга Outlook удобное место для хранения сведений о тех людях, с которыми вы контактируете, их адресах, телефонах и номеров факсов, а также личной информации (дни рождения знакомых, памятные даты, члены семьи). Ее можно использовать при отправке сообщений, чтобы не набирать адрес электронной почты получателя, а также для доступа к службам каталогов LDAP, при помощи которых можно отыскать адреса интересующих вас фирм и лиц.
В адресной книге можно также хранить ссылки на личные и служебные Веб-страницы. Для сведений, не попадающих в указанные категории, отведен отдельный большой раздел примечаний.
Для поиска определенного имени в списке адресов прокрутите его или наберите первые несколько букв нужного имени в поле Введите или выберите имя (рис. 20.16).



Рис. 20.16 Адресная книга

Выбор типа адреса


В зависимости от назначения создаваемые адреса могут быть отнесены к контактам или спискам рассылки. В окне адресной книги нажмите на панели инструментов кнопку Создание адреса (New Entry) или выберите в меню Файл (File) команду Создать адрес (New Entry) . Откроется окно Создание адреса (New Entry) (рис. 20.17). В разделе Поместить адрес (Put the Entry) в раскрывающемся списке выберите, куда будет помещен адрес В список: Контакты (In the: Contact) или в адресную книгу Outlook. Щелчком мыши выберите 7мл адреса (Select the type) и нажмите кнопку ОК . Откроется окно Контакт, которое рассмотрено в главе 21 в разделе «Контакты» (рис. 21.16).



Рис. 20.17 Создание адреса

Создание групп адресатов


Если вы регулярно рассылаете письма электронной почты по определенным группам адресатов, например сотрудникам информационных отделов или службы маркетинга, то для экономии времени при написании адресов их можно объединить в группы. Объединение адресатов в группы очень удобно при работе с большой адресной книгой.
Импорт адресных книг из других программ
В программу можно импортировать вашу старую адресную книгу из прежних версий Microsoft Office, адресные книги программ Microsoft Exchange, Eudora Light и Eudora Pro, Netscape Communicator и любых других программ, обеспечивающих экспортирует файлов в формате CSV (текстовый файл, разделенный запятыми).

Служба каталогов


Мощным средством поиска людей и адресов в Интернете являются службы каталогов. Программа адресной книги поддерживает протокол LDAP для работы со службами каталогов. Данные службы могут быть использованы при адресации сообщений электронной почты. Напомним, что для запуска службы каталогов из Windows нажмите кнопку Пуск (Start), укажите на Найти (Search ) и выберите Людей (For People) .