Использование списков в качестве баз данных

Набор строк таблицы, содержащий связанные данные, образует список. Список может использоваться как база данных, в которой строки выступают в качестве записей, а столбцы являются полями. Первая строка списка при этом содержит названия столбцов. Можно выбрать диапазон ячеек и определить его в качестве списка.
Списки на листе Excel позволяют группировать данные и выполнять различные действия над связанными данными. Управление данными в нем и их анализ производится независимо от данных за пределами списка. К каждому
столбцу списка по умолчанию применяется Автофильтр, кнопки которого расположены в строке заголовков, что позволяет быстро фильтровать и сортировать данные. В список можно добавить строку итогов. Щелкнув ячейку в строке итогов, можно выбрать из раскрывающегося списка нужную обобщенную функцию. Путем перемещения метки изменения размера, находящейся в правом нижнем углу рамки списка, можно изменить размер списка. В качестве примера, составим список студентов группы. В ячейку А1 введем Список студентов, в А2 — № п/п, В2 — Фамилия, С2 — Имя, D2 — Год рождения и заполним первую строку списка, не указывая № п/п, например, Андреев Петр 1978 (рис. 18.2).

Рис. 18.2 Пострoение базы данных в Excel

Ha экране отобразится диалоговое окно с именем листа, на котором расположен список (рис. 18.3). Назначение кнопок в этом окне:

•  Дoбaвumь(New) — позволяет создать новую запись. После нажатия клавиши Enter запись будет добавлена в конец списка. Поля формы очистятся и в них можно будет ввести новую запись.
•  Удалить (Delete) — удаляет текущую запись из списка.
•  Вернуть (Restore) — отменяет все изменения, внесенные в текущую запись. Нажатие этой кнопки не восстанавливает удаленную запись.
•  Далее (Find Next), Назад (Find Prev) — позволяет перейти к следующей или к предыдущей записи списка.
•  Критерии (Criteria) — позволяет производить поиск записей, основанных на заданном условии поиска (поиск данных по заданным условиям рассмотрен ниже).
•  Закрыть (Close) — добавляет запись и закрывает диалоговое окно.

Рис. 18.3 Форма для ввода и редактирования новых записей

Над кнопками выводится номер текущей записи и количество записей в списке. После достижения конца списка номер записи появляется сообщение Новая запись. Для перемещения между записями списка используйте полосу прокрутки.
Отметим, что использование списка в качестве базы данных имеет ограниченную область применения — в основном как инструмент для анализа хранящейся информации, так как Excel позволяет разместить на листе таблицу с ограниченным количеством строк и столбцов. В Access проще структурировать данные.
При создании нескольких списков их рекомендуется размещать на разных листах или отделять друг от друга пустыми строками и столбцами. При таком размещении облегчается выделение списка: достаточно выделить одну из его ячеек и нажать клавиши Ctrl+Shift+*.

Поиск ценных по заданным условиям

С помощью формы можно производить поиск данных, приведенных в списке, по определенному критерию. Чтобы провести такой поиск, нажмите кнопку Критерии (Criteria) (рис. 18.4). В качестве условия могут выступать как последовательность символов, например, конкретная фамилия, так и выражение. Введем в поле Год рождения «>1978» и после нажатия кнопки Далее (Find Next) или Назад (Find Prev) мы увидим записи, удовлетворяющие заданному критерию.

Рис. 18.4 Задание критерия поиска

Автофильтр

В ряде случаев нам необходимо найти только те строки списка, которые отвечают заданному условию, например, в списке цен на продукты выбрать только строки, касающиеся шоколада, или в списке студентов, выбрать тех, кто родился после определенной даты. Скрыть строки, не отвечающие заданному условию, позволяет функция Автофильтр.
В верхней строке выделенного диапазона в каждом столбце появится раскрывающийся список (рис. 18.5), содержащий перечень возможных вариантов фильтрации (таблица 18.1). Для отмены использования автофильтра повторив выберите в меню Данные (Data) команды Фильтр (Filter), Автофильтр (AutoFUter).

Рис. 18.5 Выбор условия фильтрации с помощью функции Автофильтр

Таблица 18.1. Назначение различных элементов раскрывающегося списка, созданного командами Фильтр (Filter), Автофильтр (AutoFilter) в меню Данные (Data)

Автофильтрация "Первые 10"

После выбора элемента Первые 10 (Тор 10) в раскрывающемся списке, созданном командой Автофильтр, отображается диалоговое окно Наложение условия по списку (Тор 10). Поле счетчика у левой границы диалогового окна позволяет указать в столбце с числовыми данными количество искомых записей: от 0 до 500 наибольших (Тор) или наименьших (Bottom) элементов списка.

Рис. 18.6 Диалоговое окно Наложение условия по списку

В правом раскрывающемся списке можно выбрать параметр; элементов списка, который служит для отображения определенного числа строк с наибольшими или наименьшими значениями в данном столбце. Параметр % от количества элементов позволяет вывести указанный процент строк с наибольшими или наименьшими значениями в данном столбце.

Пользовательский автофильтр

Пользовательский автофильтр позволяет использовать операторы сравнения при фильтрации данных выбранного столбца. После выбора элемента Условие (Custom) в раскрывающемся списке, созданном командой Автофильтр (AutoFilter), отображается диалоговое окно Пользовательский автофильтр (Custom AutoFilter).
В группе параметров раскрывающегося списка слева выберите операцию фильтрации, а затем в поле справа введите значение с листа, с которым будет производиться сравнение. Для включения другого набора условий фильтрации выберите нужное положение переключателя И (And), Или (Or) и задайте соответствующие условия в расположенных ниже полях.
Например, вы можете выбрать из списка элемент начинается с (begins with) и указать букву К. В результате будут выбраны только те фамилии, которые начинаются с этой буквы.

Содержание раздела