Краткий обзор Microsoft Office 2003



Использование списков в качестве баз данных


Набор строк таблицы, содержащий связанные данные, образует список. Список может использоваться как база данных, в которой строки выступают в качестве записей, а столбцы являются полями. Первая строка списка при этом содержит названия столбцов. Можно выбрать диапазон ячеек и определить его в качестве списка.
Списки на листе Excel позволяют группировать данные и выполнять различные действия над связанными данными. Управление данными в нем и их анализ производится независимо от данных за пределами списка. К каждому
столбцу списка по умолчанию применяется Автофильтр, кнопки которого расположены в строке заголовков, что позволяет быстро фильтровать и сортировать данные. В список можно добавить строку итогов. Щелкнув ячейку в строке итогов, можно выбрать из раскрывающегося списка нужную обобщенную функцию. Путем перемещения метки изменения размера, находящейся в правом нижнем углу рамки списка, можно изменить размер списка. В качестве примера, составим список студентов группы. В ячейку А1 введем Список студентов, в А2 — № п/п, В2 — Фамилия, С2 — Имя, D2 — Год рождения и заполним первую строку списка, не указывая № п/п, например, Андреев Петр 1978 (рис. 18.2).



Рис. 18.2 Пострoение базы данных в Excel

Ha экране отобразится диалоговое окно с именем листа, на котором расположен список (рис. 18.3). Назначение кнопок в этом окне:

  •  Дoбaвumь(New) — позволяет создать новую запись. После нажатия клавиши Enter запись будет добавлена в конец списка. Поля формы очистятся и в них можно будет ввести новую запись.
  •  Удалить (Delete) — удаляет текущую запись из списка.
  •  Вернуть (Restore) — отменяет все изменения, внесенные в текущую запись. Нажатие этой кнопки не восстанавливает удаленную запись.
  •  Далее (Find Next), Назад (Find Prev) — позволяет перейти к следующей или к предыдущей записи списка.
  •  Критерии (Criteria) — позволяет производить поиск записей, основанных на заданном условии поиска (поиск данных по заданным условиям рассмотрен ниже).
  •  Закрыть (Close) — добавляет запись и закрывает диалоговое окно.



Рис. 18.3 Форма для ввода и редактирования новых записей

Над кнопками выводится номер текущей записи и количество записей в списке. После достижения конца списка номер записи появляется сообщение Новая запись. Для перемещения между записями списка используйте полосу прокрутки.
Отметим, что использование списка в качестве базы данных имеет ограниченную область применения — в основном как инструмент для анализа хранящейся информации, так как Excel позволяет разместить на листе таблицу с ограниченным количеством строк и столбцов. В Access проще структурировать данные.
При создании нескольких списков их рекомендуется размещать на разных листах или отделять друг от друга пустыми строками и столбцами. При таком размещении облегчается выделение списка: достаточно выделить одну из его ячеек и нажать клавиши Ctrl+Shift+*.

Поиск ценных по заданным условиям


С помощью формы можно производить поиск данных, приведенных в списке, по определенному критерию. Чтобы провести такой поиск, нажмите кнопку Критерии (Criteria) (рис. 18.4). В качестве условия могут выступать как последовательность символов, например, конкретная фамилия, так и выражение. Введем в поле Год рождения «>1978» и после нажатия кнопки Далее (Find Next) или Назад (Find Prev) мы увидим записи, удовлетворяющие заданному критерию.



Рис. 18.4 Задание критерия поиска

Автофильтр


В ряде случаев нам необходимо найти только те строки списка, которые отвечают заданному условию, например, в списке цен на продукты выбрать только строки, касающиеся шоколада, или в списке студентов, выбрать тех, кто родился после определенной даты. Скрыть строки, не отвечающие заданному условию, позволяет функция Автофильтр.
В верхней строке выделенного диапазона в каждом столбце появится раскрывающийся список (рис. 18.5), содержащий перечень возможных вариантов фильтрации (таблица 18.1). Для отмены использования автофильтра повторив выберите в меню Данные (Data) команды Фильтр (Filter), Автофильтр (AutoFUter).



Рис. 18.5 Выбор условия фильтрации с помощью функции Автофильтр

Таблица 18.1. Назначение различных элементов раскрывающегося списка, созданного командами Фильтр (Filter), Автофильтр (AutoFilter) в меню Данные (Data)


Элемент раскрывающегося списка, созданного командой Автофильтр

Назначение элемента раскрывающегося списка Автофильтра

Сортировка по возрастанию

Сортирует список по возрастанию (с первых букв алфавита)

Сортировка по убыванию

Сортирует список по убыванию (с последних букв алфавита)

Все (All)

Отключает фильтрацию, отображает все поля

Первые 10 (Тор 10)

Отображает диалоговое окно, позволяющее выбрать заданное количество наибольших или наименьших значений в столбце с числовыми данными (см. ниже раздел «Автофильтрация «Первые 10»»)

Условие (Custom)

Отображает диалоговое окно, позволяющее задать условия отбора «см. ниже раздел «Пользовательский автофильтр»»


Автофильтрация "Первые 10"


После выбора элемента Первые 10 (Тор 10) в раскрывающемся списке, созданном командой Автофильтр, отображается диалоговое окно Наложение условия по списку (Тор 10). Поле счетчика у левой границы диалогового окна позволяет указать в столбце с числовыми данными количество искомых записей: от 0 до 500 наибольших (Тор) или наименьших (Bottom) элементов списка.



Рис. 18.6 Диалоговое окно Наложение условия по списку

В правом раскрывающемся списке можно выбрать параметр; элементов списка, который служит для отображения определенного числа строк с наибольшими или наименьшими значениями в данном столбце. Параметр % от количества элементов позволяет вывести указанный процент строк с наибольшими или наименьшими значениями в данном столбце.

Пользовательский автофильтр


Пользовательский автофильтр позволяет использовать операторы сравнения при фильтрации данных выбранного столбца. После выбора элемента Условие (Custom) в раскрывающемся списке, созданном командой Автофильтр (AutoFilter), отображается диалоговое окно Пользовательский автофильтр (Custom AutoFilter).
В группе параметров раскрывающегося списка слева выберите операцию фильтрации, а затем в поле справа введите значение с листа, с которым будет производиться сравнение. Для включения другого набора условий фильтрации выберите нужное положение переключателя И (And), Или (Or) и задайте соответствующие условия в расположенных ниже полях.
Например, вы можете выбрать из списка элемент начинается с (begins with) и указать букву К. В результате будут выбраны только те фамилии, которые начинаются с этой буквы.