Краткий обзор Microsoft Office 2003



Копирование и перемещение содержимого ячеек


Выполнение операций копирования и перемещения в Excel имеет ряд специфических особенностей по сравнению с тем, как они выполняются в других приложениях Microsoft Office. Например, при копировании содержимого ячейки в другие приложения Microsoft Office, например Word из буфера обмена Microsoft Office вставляется значение, а не формула. В данном разделе рассмотрены операции копирования и перемещения содержимого ячеек, не содержащих формулы. Операции копирования и перемещения формул разобраны в главе 16.

Копирование или перемещения ячеек с помощью команд меню или кнопок панели инструментов Стандартная


Для копирования или перемещения содержимого ячейки или его части в другую ячейку выполните следующие действия:
1. Выделите копируемую ячейку.
2. Выберите команду Копировать (Сору) в меню Правка (Edit) , если необходимо скопировать содержимое ячейки. Чтобы переместить данные, выберите в этом же меню команду Вырезать (Cut) . Вокруг ячейки появится бегущая рамка, показывающая, что ее содержимое помещено в буфер обмена. Аналогичный результат будет получен, если после выделения данных нажать кнопку Копировать (Сору) или Вырезать (Cut) на панели инструментов Стандартная .
3. Щелкните ячейку, в которую нужно скопировать или переместить данные.
4. Выберите команду Вставить (Paste) в меню Правка (Edit) или нажмите кнопку Вставить (Paste) на панели инструментов Стандартная .
При копировании и перемещении данных можно пользоваться командами контекстного меню, которое появится после щелчка правой кнопкой мыши выделенной ячейки или диапазона ячеек.
Если перед тем, как вставить содержимое ячейки, выделить не одну ячейку, а диапазон, то содержимое ячейки будет скопировано во все ячейки диапазона. Помните, что при копировании или перемещении новые данные заменят хранившуюся в ячейках информацию.

Копирование или перемещения диапазонов


Чтобы скопировать или переместить содержимое диапазона, выполните следующие действия:
1. Выделите копируемый диапазон.
2. Выберите команду Копировать (Сору) в меню Правка (Edit) , чтобы скопировать содержимое диапазона, Если необходимо переместить данные, выберите в этом же меню команду Вырезать (Cut) . Вокруг диапазона появится бегущая рамка. Аналогичный результат будет получен, если после выделения данных нажать кнопку Копировать (Сору) или Вырезать (Cut) на панели инструментов Стандартная (Standard).
3. Выделите такой же конфигурации диапазон на любом рабочем листе или выделите ячейку, которая будет размещаться в верхнем левом углу скопированного (перемещенного) диапазона.
4. Выберите команду Вставить (Paste) в меню Правка (Edit) или нажмите кнопку Вставить (Paste) на панели инструментов Стандартная.
Следует отметить, что если конфигурация диапазона, в который будет произведена вставка, не будет полностью соответствует исходному, то копирование не будет произведено. Появится сообщение: Данные не могут быть вставлены из-за несоответствия формы и размеров области вырезки и области вставки... (Do you want to replace the contents of the destination cells?)

Использование маркера заполнения


Перетащите маркер заполнения на соседние ячейки, в которые вы хотите кoпировать данные. Ячейки будут выделены цветом. Содержимое ячейки будет повторено во всех выделенных ячейках после того, как вы отпустите кнопку мыши.
Если данные могут быть продолжены в виде ряда, например, числа, даты или элементы пользовательского списка автозаполнения, то их копирование с помощью маркера заполнения приведет к приращению значений в пределах выделенного диапазона. В этом случае выделите начальное значение и перетащите маркер заполнения, удерживая нажатой клавишу Ctrl.
Перетаскивание маркера заполнения влево или вверх от выделения и остановка в пределах выделенного диапазона (до пересечения левой или верхней границы листа) приведет к стиранию выделенных данных, но сохранению формата.

Перемещение и копирование содержимого ячеек с помощью мыши


Для перемещения содержимого ячеек на новое место, выделите ячейки и укажите на рамку выделенного блока так, чтобы указатель принял вид стрелки, направленной под углом вверх. Удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащите ячейку или блок ячеек к левой верхней ячейке области вставки. После перемещения ячеек на новое место все данные, содержащиеся в области вставки, будут замещены.
Если необходимо скопировать ячейки, то перед тем, как нажать левую кнопку мыши, нажмите клавишу Ctrl и не отпускайте ее до тех пор, пока не закончите перетаскивание. После нажатия клавиши Ctrl рядом с указателем появится знак «+». Чтобы переместить или скопировать ячейки в другую книгу или в отдаленное место, выделите ячейки и выберите команду Вырезать (Cut) для перемещения или команду Копировать (Сору) для копирования. Перейдите на другой лист книги, укажите левый верхний угол области вставки, а затем выберите команду Вставить (Paste).

Копирование данных внутри строки или столбца


Для копирование данных внутри строки или столбца выделите ячейки, содержащие данные, которые необходимо скопировать, и протащите маркер заполнения по заполняемым ячейкам. Все существовавшие ранее значения или формулы, а также форматы, в заполняемых ячейках будут замещены.
Чтобы быстро заполнить активную ячейку содержимым ячейки, расположенной выше, нажмите клавиши Ctrl+D. Чтобы заполнить содержимым ячейки слева, нажмите клавиши Ctrl+R.

Предотвращение потери данных при копировании диапазона, содержащего пустые ячейки


Чтобы избежать потери данных при копировании диапазона, содержащего пустые ячейки, выделите ячейки, которые нужно скопировать и нажмите кнопку Копировать (Сору). Укажите левый верхний угол области вставки. В меню Правка (Edit) выберите команду Специальная вставка (Paste Special) и установите флажок пропускать пустые ячейки (Skip blanks).

Копирование и перемещение ячеек со сдвигом замещаемого диапазона


В связи с тем, что при копировании (вставке) диапазона все данные, содержащиеся в области вставки, будут замещены, в некоторых случаях появляется необходимость переместить содержимое ячеек из этой области. Excel позволяет произвести вставку ячейки или диапазона со сдвигом содержимого области вставки вниз или вправо.
Чтобы обеспечить сдвиг ячейки или диапазона, расположенных в области вставки, выделите ячейки и укажите на рамку выделенного блока так, чтобы указатель принял вид стрелки, направленной под углом вверх, нажмите кнопку мыши и клавиши Shift+Ctrl, а затем перетащите на требуемое место.
В момент перетаскивания вместе с указателем будет видна только нижняя или боковая граница исходного диапазона и адрес текущего расположения диапазона (ячейки). Обратите внимание, что после завершения операции сначала надо отпускать кнопку мыши, а потом клавиши Shift+Ctrl.

Использование контекстного меню для перемещения или копирования содержимого ячеек


Если при перемещении выделенной ячейки или диапазона с помощью мыши удерживать нажатой ее правую кнопку (при этом указатель будет иметь вид стрелки, направленной под углом вверх), то после перетаскивания на экране появится контекстное меню с набором команд, обеспечивающих перемещение или копирование ячеек: Переместить (Move Here), Копировать (Сору Неге), Копировать только значения (Сору Неге as Values Only), Копировать только форматы (Сору Неге as Formats Only), Сдвинуть вниз и скопировать (Shift Down and Copy) и т.п.
Команда Копировать только форматы (Copy Here as Formats Only) из контекстного меню, приведенного выше обеспечивает перенос только формата данных без копирования значений. Так, после копирования формата ячейки С5, содержащей число в финансовом формате, в ячейку Е8, данные, введенные в ячейку Е8, будут иметь тот же формат. Соответственно команда Копировать значения (Copy Here as Values Only) позволяет копировать только значения без копирования формата.
Если перетаскивать маркер заполнения, удерживая нажатой правую кнопку мыши, на экран будет выведено контекстное меню с параметрами заполнения. Для копирования или перемещения выделенного диапазона на другой лист книги с помощью мыши при нажатой правой кнопке необходимо удерживать клавишу Alt.

Копирование и перемещение ячеек с клавиатуры


При копировании и перемещении ячеек с клавиатуры воспользуйтесь сочетанием клавиш, указанных рядом с командами меню или традиционно используемыми Windows-программами:

  •  копировать — Ctrl+C или Ctrl+Insert;
  •  вырезать — Ctrl+Ч (Ctrl+X) или Shift+Delete;
  •  вставить — Ctrl+M (Ctrl+V) или Shift+Insert.


При перетаскивании, а также при выборе команд Вырезать (Cut) или Копировать (Сору) и Вставить (Paste), Excel полностью копирует ячейку, включая формулы и возвращаемые ими значения, примечания и форматы. Если область копирования содержит скрытые ячейки, они также будут скопированы. Существует возможность просмотреть все ячейки, которые содержатся в скрытых строках или столбцах области вставки.