Краткий обзор Microsoft Office 2003



Предметный указатель


Предметные указатели представляют собой списки, расположенные в алфавитном порядке. В них перечислены ключевые слова и термины, использованные в документе, и указаны номера страниц, на которых они расположены, что позволяет быстро найти требуемую информацию. Процесс создания предметного указателя состоит из двух этапов: сначала отмечают слова, которые будут использованы в указателе, затем создается сам указатель.

Отметка слов, которые будут использованы в указателе


На экране отобразится окно Определение элемента указателя (Mark Index Entry) (рис. 10.9). Чтобы создать основной элемент указателя, отредактируйте имеющийся или введите новый текст в поле основной (Main entry) . Элемент указателя создается путем вставки оформленного как скрытый текст поля ХЕ.
Если поле {ХЕ} не видно в окне документа, нажмите кнопку Непечатаемые символы (Show/Hide) на панели инструментов Стандартная. Составной частью основного элемента указателя является дополнительный элемент, который вводят в поле дополнительный (Subentry) , Например, элемент предметного указателя «Газеты» может включать дополнительные элементы «Известия», «Московский комсомолец». Если вы хотите добавить элемент третьего уровня, введите текст дополнительного элемента указателя в поле Дополнительный, поставьте двоеточие, а затем введите текст элемента третьего уровня. Нажмите кнопку Пометить (Mark) .
Кнопка Пометить все (Mark All) позволяет отметить все вхождения искомого текста с учетом регистра букв. До окончания выбора элементов указателя диалоговое окно Определение элемента указателя (Mark Index Entry) остается открытым.
Чтобы записать текущий номер страницы выбранному элементу указателя, установите переключатель в положение текущая страница (Currentpage) . Нажатие клавиши Alt+Shift+O позволяет отметить элемент оглавления.



Рис. 10.9 Диалоговое окно, используемое для создания предметного указателя

Создание таблицы указателей


После того как вы отметили в документе элементы указателя, можно создать таблицу указателей следующим образом:

  •  установите курсор в то место, куда будет вставлен готовый указатель;
  •  выберите команду Ссылка (Reference) , Оглавление и указатели (Index and Tables) в меню Вставка (Insert) , а затем откройте вкладку Указатель (Index) (рис. 10.10);
  •  выберите в поле Форматы (Formats) один из встроенных форматов, который будет использован для создания таблицы указателей.
  •  чтобы дополнительные элементы располагались под основными, в группе Тип (Туре) установите переключатель в положение с отступом (Indented ). При установке переключателя в положение без отступа (Run in) дополнительные элементы будут располагаться на одной строке с основными;
  •  найдите все элементы указателя;
  •  отсортируйте элементы указателя в алфавитном порядке;
  •  найдите и удалите дубли;
  •  отобразите указатель в документе.



Рис. 10.10 Диалоговое окно Оглавление и указатели с открытой  вкладкой Указатель