Базы данных Microsoft Access 2003
Мастер нахождения повторяющихся записей
Мастер нахождения повторяющихся записей
Прежде чем приступить к изучению мастера, выясним, что же собой представляет повторяющаяся запись. Дубликаты могут встречаться в одних полях, и в то же время их появление исключено в других полях. Например, как рассказывалось в главе 4, «Планирование базы данных», и в главе 6, «Использование взаимосвязей», уникальной должна быть каждая запись в ключевом поле. Более того, некоторым полям требуется уникальный индекс, и поля такого рода принимают только уникальные записи. Более подробно индексы описываются в главе 11, «Настройка таблиц».
С другой стороны, в некоторых полях допускается повторение записей. Например, в поле Имя Каталога таблицы Растения по много раз повторяются имена одних и тех же каталогов, а в поле Страна таблицы Каталоги неоднократно повторяется запись Россия. Более того, в таблицах нередко присутствует по нескольку повторяющихся значений.
Дублирование записей может стать причиной возникновения серьезных ошибок. Предположим, при создании таблицы заказов один из них был введен дважды. В результате клиент получит две квитанции или же два счета на оплату одной и той же суммы — ни к чему хорошему это, как вы сами понимаете, не приведет.
В дублированной записи при использовании типа данных Счетчик повторяются все поля, за исключением поля первичного ключа (более подробная информация об этом типе данных представлена в главе 11). Кроме того, повторяющиеся значения могут быть размещены лишь в нескольких важных полях. К примеру, база данных содержит записи о сотнях растениях, при этом довольно сложно определить, записи о каких растениях уже были введены, а о каких еще нет. Несколько сотен записей, в частности запись о синем васильке, вводятся повторно. При этом могут использоваться разные фотографии и даже разные торговые каталоги, но обычное и латинское имена будут одинаковыми. В результате получится дублированная запись, несмотря на то, что совпадают не все поля записи.
Пока что в созданной нами базе данных повторяющихся записей нет, поэтому придется создать такие записи самостоятельно, чтобы потренироваться в использовании мастера их нахождения. Откройте таблицу Каталоги и введите новую запись в поле Имя, повторив все данные каталога Огородник, за исключением его имени. В качестве имени каталога введите Огородники (во множественном числе). Это поле является первичным ключом, поэтому каждая его запись должна быть уникальной.
Теперь, выполнив перечисленные ниже действия, запустите мастер, который должен обнаружить дублированные записи.
1. Выберите команду Вставка>Запрос, затем дважды щелкните на опции Повторяющиеся записи в окне Новый запрос (рис. 12.1). Или же выберите опцию одним щелчком и щелкните на кнопке ОК.
